Base de connaissance

Roadmap — Digitalisation TPE
Roadmap — Digitalisation TPE

90 jours pour structurer, accélérer, automatiser (sans usine à gaz)

Ce modèle est pensé pour une TPE : quick wins d’abord (impact visible), puis structuration (process & suivi), puis automatisation (gain de temps durable). Le but : un système simple que l’équipe utilise vraiment.

Fiche projet

  • Démarrage : [JJ/MM/AAAA]
  • Mise en place : 90 jours
  • Équipe : [Solo / 2-5 / 6-15]
  • Priorité #1 : [Leads / Organisation / Temps]

Périmètre : [ex : acquisition + parcours contact + suivi client + templates + automatisations]
Hors périmètre : [ex : refonte totale + ERP + outil sur-mesure complexe]

KPI de pilotage

LeadsVolume, source, taux de conversion.
RéactivitéDélai de réponse, taux de relance.
Temps gagnéHeures/sem. sur admin & ressaisies.
AdoptionUtilisation réelle des outils, régularité.

Principes (la version courte, la vraie)

1) On démarre par ce qui rapporte ou ce qui soulage vite.
2) On standardise avant d’automatiser (sinon on automatise… le chaos).
3) On vise une autonomie sur 80% des actions courantes — et on garde un filet de sécurité pour le 20% “expert”.

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Roadmap 90 jours — phases & livrables

Chaque phase inclut : objectifs, actions, livrables et un jalon de validation. (Oui, on garde des jalons : c’est le GPS du projet.)

Phase 1 — Diagnostic & cadrage Clarifier objectifs, priorités, irritants, stack outils. On aligne tout le monde avant d’appuyer sur “Go”.
Semaine 1 Jalon : périmètre validé

Objectifs

  • Définir objectifs & KPI (impact business + gain opérationnel).
  • Cartographier le parcours : lead → devis → vente → suivi.
  • Prioriser : quick wins (30j) + structuration (60/90j).

Actions

  • Audit express visibilité + parcours de contact.
  • Analyse organisation : outils, fichiers, doublons, pertes de temps.
  • Scoring des chantiers : impact / effort / dépendances.
Livrables & validation

Note de cadrage (périmètre / hors périmètre) • Backlog priorisé • Choix stack outils • Planning macro • Gouvernance (qui valide quoi, sous quel délai).

Phase 2 — Quick wins Résultats visibles : plus de demandes qualifiées, meilleure réactivité, moins d’admin inutile.
Semaines 2 à 4 Jalon : demande mieux cadrée

Objectifs

  • Canaliser les demandes (moins de dispersion).
  • Standardiser devis/relances (gain immédiat).
  • Mesurer l’essentiel (conversions, sources).

Livrables

  • Fiche établissement optimisée + plan de contenus léger (4 semaines).
  • Landing page claire (offre, preuves, CTA, formulaire).
  • Templates : devis, relance J+3/J+7, accusé réception.
  • Tracking conversions (formulaire / appel / demande devis).
Validation

Délai de réponse amélioré • Demandes mieux qualifiées • Templates utilisés • Conversions suivies (même “simplement”, mais vraiment).

Phase 3 — Structuration Suivi client propre, process internes clairs, pilotage lisible. On construit une base solide.
Semaines 5 à 8 Jalon : suivi + process OK

Objectifs

  • Référentiel client unique (mini-CRM ou CRM TPE).
  • Pipeline commercial simple (étapes, relances, tâches).
  • Règles internes : qui fait quoi, quand, comment.

Livrables

  • Pipeline + champs essentiels + vues (à traiter / en attente / gagné/perdu).
  • SOP courtes : traiter demande, envoyer devis, relancer, clôturer.
  • Dashboard 1 page : leads, conversion, délais, sources.
  • Rituels : point hebdo court + revue mensuelle pilotage.
Validation

L’équipe sait suivre un lead de bout en bout • Les relances ne reposent plus sur la mémoire • Les chiffres clés sont consultables.

Phase 4 — Automatisation & montée en puissance On connecte, on automatise, on sécurise. Objectif : gagner du temps sans fragiliser l’existant.
Semaines 9 à 12 Jalon : système stable

Automatisations utiles

  • Formulaire → fiche client + tâche de rappel.
  • Devis envoyé → relance automatique si non répondu.
  • RDV → confirmation + rappel + checklist interne.
  • SAV / support → ticket + accusé réception.

Livrables

  • 2 à 5 scénarios (max) au départ, documentés.
  • Journal des automatisations : quoi / quand / pourquoi.
  • Accès & rôles : principe du moindre privilège.
  • Cadre RGPD minimal : consentements, conservation, accès.
Validation

Temps manuel réduit • Moins d’oublis • Automatisations fiables • Équipe autonome sur les actions courantes (et le vendredi 17h15 aussi).

Planning prêt à présenter (format hebdo)

Une version “client-friendly” : simple, lisible, et suffisamment détaillée pour éviter les surprises.

Période Priorité Livrables Validation
S1 Cadrage Diagnostic • Backlog priorisé • KPI • Stack • Gouvernance OK décideur
S2–S4 Quick wins Canal demandes • Templates devis/relances • Landing • Tracking conversions OK usage
S5–S8 Structuration CRM/pipeline • SOP process • Dashboard • Rituels pilotage OK équipe
S9–S12 Automatisation 2–5 scénarios • Journal automatisations • Accès & rôles • RGPD minimal OK stabilité
Voir l’extension 6/12 mois Retour en haut

Extension 6 mois / 12 mois (option “on accélère”)

Une fois la base saine en place, on peut passer en mode performance : acquisition régulière, optimisation conversion, réactivation, et pilotage par la donnée.

Extension — 6 mois Stabiliser et faire progresser régulièrement, sans surcharge de l’équipe.
Mensuel Objectif : régularité

Chantiers

  • SEO local & contenus (rythme réaliste, qualité).
  • Optimisation conversion (quick tests, ajustements).
  • Campagnes ciblées si ROI clair (petit budget, suivi strict).

Livrables

  • Roadmap mensuelle • reporting 1 page.
  • Backlog V2 (priorités à impact).
  • Automatisations supplémentaires si besoin.
Validation

Progression mesurée sur 2–3 KPI principaux • Process stable • Charge équipe maîtrisée.

Extension — 12 mois Passer du pilotage “à l’instinct” à un pilotage régulier, prévisible, et optimisé.
Trimestriel Objectif : maturité

Chantiers

  • Offre & pricing optimisés (marge, clarté, upsell).
  • Onboarding client standardisé (qualité + gain temps).
  • Pilotage par données : prévisionnel simple, routines.

Livrables

  • Revue trimestrielle (bilan, actions, arbitrages).
  • Optimisation des parcours & process internes.
  • Plan d’amélioration continue (priorités).
Validation

Prévisibilité • Amélioration continue • Moins d’urgence • Plus de temps pour le métier (le vrai).

Instants Web Agency — expertise complète, résultats mesurables.

Stratégie, UX/UI, WordPress & dev sur mesure, SEO/AEO, Ads, contenus, analytics, sécurité, optimisation post-lancement. Si l’objectif est “plus de demandes”, vous êtes au bon endroit.

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